Seguro que ya conoces la paquetería de Office, o al menos a sus representantes más populares: Word, PowerPoint y Excel, incluso puede que hayas tenido el lujo de familiarizarte con Teams, otra aplicación de Microsoft. Pues éstas y muchas otras que quizá no son tan mencionadas están disponibles en uno de los mejores servicios que estudiantes y empresas pueden adquirir: Microsoft 365
¿Qué es Microsoft 365?
Antes conocido como Office 365, se trata de una suscripción que nos da acceso a diversas herramientas digitales desarrolladas por Microsoft. Incluye acceso a software de productividad que será muy útil para coordinar tus actividades laborales o escolares.
Esta opción integra funciones perfectas para comunicarnos y colaborar de forma efectiva y con software de ideal para todo tipo de tareas. La única complicación que una persona puede tener es al momento de decidir qué plan de suscripción se ajusta mejor a sus necesidades.
¿Qué beneficios ofrece?
Esta colección de aplicaciones es ideal para tener acceso a las herramientas básicas que ya conocemos de Office, pero la gran ventaja de Microsoft 365 es la conectividad entre todas sus herramientas. Para entenderlo mejor, primero vamos a explicarte algunos de los programas que encontrarás en todos los planes:
Word: Un procesador de textos ideal para crear diversos tipos documentos.
Excel: Herramienta para crear hojas de cálculo donde realizar operaciones complejas y análisis de datos.
PowerPoint: Software para crear presentaciones con variedad de estilos.
Teams: Una plataforma ideal para comunicarse y coordinar actividades con varias personas.
Outlook: Un servicio de correo electrónico con funciones adicionales para administrar tu información y tiempo.
OneDrive: Aquí encontrarás una nube para almacenar miles de archivos a los que podrás acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
Bien, ahora que tienes una idea de qué programas podrías tener a tu disposición, quizá te preguntes a qué nos referimos con "conectividad". Básicamente se trata de que las herramientas están conectadas, es decir, se comunican entre ellas y se sincronizan para que puedas trasladar tu trabajo de un software a otro de manera simple y veloz.
Pero eso quizá no suena a motivo suficiente como para contratar un servicio, puede que lleves un buen rato utilizando tus herramientas de Office en tu computadora y no has necesitado ni la mitad de las aplicaciones que mencionamos, pero considera lo siguiente:
Con Microsoft 365 tienes ventajas muy útiles, especialmente para la protección de tus datos, evita perder tus archivos accidentalmente y mantente al día con las actualizaciones de seguridad para que tu equipo no sea vulnerable a virus de computadora.
Ahora puede que suene más tentador con el tema de la seguridad, ahora qué tal si te decimos que podrías llevar tus archivos y herramientas a otros dispositivos como tu PC, Laptop, Tablet o Smartphone. Muchas de las aplicaciones esenciales de Microsoft las puedes encontrar con su versión móvil, a la que automáticamente puedes trasladar tu progreso y continuar desde ahí.
Son esa clase de detalles que no sabemos que necesitamos hasta que los conocemos, aprovechamos e implementamos en nuestra rutina. Y que no están incluídas en la paquetería de Office de pago único.
No decimos que es absolutamente necesario, son añadidos convenientes. Pero si quieres adquirir las licencias de tus productos de Office, que éstos se mantengan en sus versiones más nuevas, y disfrutar de los beneficios de otros programas de productividad que podrán enriquecer tus actividades, y todo ésto por un precio realmente accesible, pues Microsoft 365 es el servicio más cómodo para ti.
Productividad en la Oficina
Ahora que entiendes las bases de Microsoft 365, hablemos de cómo puedes integrarlo a tu negocio, pues incluye una amplia lista de herramientas que puedes añadir a tus procesos para agilizar tareas como el manejo de inventarios, bases de datos, diseño o redacción de documentos.
Con este servicio, tienes un amplio abanico de posibilidades, pero no todas son fundamentales para cada caso, pues el tamaño de tu proyecto influye muchísimo en la elección de un paquete adecuado. Así que exploremos las opciones de Microsoft 365 para Empresas:
Microsoft 365 ofrece 4 categorías principales: Empresa Básico, Negocios, Empresa Estándar, Empresa Premium. Nos enfocaremos en los primeros dos, pues ambos apuntan a negocios de menor tamaño y, a simple vista, parecen muy similares. Revisaremos las diferencias esenciales del resto de planes más adelante.
¿Para Negocios o Empresas?
Si examinamos ambas opciones, hay detalles interesantes que ayudan a identificar la diferencia clave entre éstas dos opciones, ésta viene de las herramientas que contienen:
El plan Empresa Básica incluye los servicios básicos de la paquetería de Office, así como acceso a otros programas como Teams, SharePoint y Exchange. ¿Qué hacen éstos?
Teams es una plataforma donde los usuarios pueden coordinar sus actividades y comunicarse de manera eficiente. Incluye funciones para llamadas y chat inmediatos, canales en los que un equipo puede reunirse y trabajar en un asunto específico.
SharePoint es un programa que facilita la administración de múltiples archivos en la nube, a diferencia de OneDrive, se caracteriza por estar enfocado a equipos de trabajo.
Exchange funciona como una herramienta avanzada para administrar correos electrónicos, permitiéndonos utilizar un dominio propio y configurar cómo es manejada la información que llega y sale de las cuentas registradas.
Como podemos observar, estos programas están dirigidos al trabajo colaborativo remoto, es decir, a aprovechar herramientas de comunicación y conectividad para coordinar y realizar las actividades desde cualquier sitio.
El plan para Negocios no incluye ninguna de las herramientas mencionadas con anterioridad, en cambio, nos proporciona un par de programas muy útiles:
Access: Un software muy completo para la creación de bases de datos.
Publisher: Un programa que facilita la creación de documentos con muchos elementos visuales, como folletos, carteles, páginas web, entre otros. No cuenta con funciones tan avanzadas, pero es ideal para proyectos sencillos.
Podemos concluir que el paquete para negocios está diseñado para las empresas pequeñas que no necesitan transferir sus datos con frecuencia, así que pueden tener la comodidad de contar con todas las herramientas esenciales para administrar y hacer crecer su negocio.
A partir de este punto, ambos planes mencionados son bastante similares, incluyen características como la paquetería básica de Office, almacenamiento ampliado en OneDrive y protección básica de malware.
¿Podríamos decir que una opción es mejor que otra? Bueno, sería difícil, porque cada empresa tiene sus necesidades particulares, mientras que las funciones para trabajo remoto del plan Empresa resultan atractivas para organizaciones con un mayor número de empleados o donde hay varias sucursales que coordinar; mientras que el plan para Negocios se acomoda perfectamente a una empresa en desarrollo que busca integrar la tecnología para hacer ciertas tareas con mayor comodidad y eficiencia.
Lo Más Completo
Ahora que señalamos la diferencia entre los planes más básicos, volvamos a prestar atención al plan Empresa, pero a sus versiones más avanzadas: Estándar y Premium.
En realidad no es la gran cosa a simple vista, aunque son ventajas bastante útiles para las empresas de gran tamaño.
Aquí podemos destacar que los otros dos planes ofrecen mejoras en la cantidad de servicios y herramientas que podremos utilizar para comunicarnos con los miembros de una empresa o los clientes de ésta.
Pero el plan Premium es el que destaca como la versión única y definitiva gracias a que proporciona una protección avanzada contra amenazas, evitando robos de información, infección de equipos o la entrada de usuarios no autorizados.
Recordemos que éstos planes están dirigidos a empresas muy grandes, hablamos de cientos o miles de personas colaborando bajo el mismo mando, por lo que no es una oferta para cualquiera.
Para Finalizar…
Así que eso es todo lo que debes conocer de Microsoft 365, un conjunto de herramientas de gran utilidad para personas y empresarios que buscan ser más productivos y contar lo esencial para mejorar el trabajo del día a día.
Ahora es tu turno de analizar tu situación y evaluar tus opciones para que encuentres lo mejor para ti. Si te has decidido a adquirir una suscripción al servicio de Microsoft, puedes solicitarla con nosotros para tener soporte especializado durante la instalación y configuración de tu nuevo software.